Fiche Pratique – CCN ALISFA

Contexte

La CCN ALISFA a actualisé son mode de calcul de la rémunération.

En attendant des développements supplémentaires dans une version prochaine, voici quelques conseils pour les bulletins de janvier.

Une étude est en cours pour pouvoir intégrer une zone « salaire socle », et l’affichage de la pesée.

Saisie du bulletin

1) Modifier les infos complémentaires du salarié. Supprimer le coefficient précédent, compléter le nombre de point d’ancienneté comme indiqué dans la nouvelle classification. (ATTENTION à bien sélectionner ancienneté distincte sur le bulletin de paie)

2) Aller sur la saisie des salaires sur le mois de janvier 2024, Saisir le salaire socle dans la zone salaire de base = 22100/12= 1841.67

3) Dans la zone « données conventionnelles, le montant de la prime d’ancienneté s’est bien calculé pour un temps complet, dans notre cas 20 points* valeur du point 4.5833 = 91.67.

Attention, le calcul de la prime d’ancienneté est proratisé à tort pour les temps partiels. Il convient d’effacer le montant calculé automatiquement et de saisir le bon montant.

Ensuite toujours dans données conventionnelles, choisir « salaire additionnel » faire le calcul, dans notre cas 217 points * valeur du point 4.5833 = 994.58.

Enfin, il convient de saisir la valeur « acquisition compétences », dans notre cas la salariée à plus de 20 ans de présence dans l’entreprise, et donc 45 points. 45* 4.5833= 206.25 €.

Bulletin de paie

▶ Bulletin détaillé

▶ Bulletin simplifié

Indemnité de maintien de salaire

Pour les salariés qui avec la nouvelle classification ont un salaire inférieur à celui qu’ils avaient avec l’ancienne, dans données conventionnelle, vous trouverez une ligne vous permettant de saisir l’»indemnité de maintien de salaire ».

Transfert de données d’un dossier à un autre

Sommaire :

• Présentation
• Marche à suivre

Présentation

Cette fonctionnalité permet de transférer un ou plusieurs employeurs ou un ou plusieurs salariés d’un dossier à un autre

Cela signifie donc, qu’après cette opération, les employeurs et/ou salariés transférés existeront à la fois dans le dossier d’origine et le dossier de destination.

Si vous souhaitez garder les employeurs et/ou salariés transférés que sur un seul des dossiers, il faudra aller sur l’application elle-même, sélectionner les employeurs et/ou salariés un par un et les supprimer un après l’autre.

Il convient de privilégier cette manipulation à un Copier/Coller pour éviter tout dysfonctionnement.

Marche à suivre

▶ Pour cela, aller dans le centre de maintenance, choisir « Maintenir » puis « Transfert de données » comme ci-dessous :

▶ Choisir le dossier source dans lequel figure le ou les employeurs et/ou salariés à transférer.

▶ Puis dans la liste proposée, sélectionner le ou les employeurs ou le ou les salariés à transférer :

En cliquant sur le carré vert, les salariés n’apparaissent plus.

En cliquant sur le carré blanc, l’ensemble des salariés seront désélectionnés.

▶ Choisir ensuite le dossier de destination du transfert dans la liste proposée.

▶Précision :

Possibilité de créer, à ce stade, le dossier de destination du transfert, si celui-ci n’existe pas déjà

Une fois, le choix du dossier de destination effectué, le bouton « Transférer » devient actif comme ci-dessous :

• Pour le transfert d’un salarié :

• Pour le transfert en totalité :

▶ Un simple « Clic » sur ce bouton, lance le transfert. Celui-ci sera terminé lorsque apparaitra sur votre écran, la boite de dialogue suivante :

Requête « 65. Salariés options contrat  » des CDI qui prolongent un CDD

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• Contexte
• Mode opératoire

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Contexte

Cette requête (« 65. Salariés options contrat ») est à votre disposition pour identifier les CDD transformés en CDI pour lesquels la taxe CFP 1% est restée cochée.

Une fois la requête exécutée, vous retrouverez les contrats concernés en filtrant la colonne D en sélectionnant « CDI » et la colonne L en sélectionnant « Taxe CFP 1% »

Mode opératoire

Ci-dessous, vous trouverez un mode opératoire pour corriger les bulletins :

1) Se rendre dans le module régularisation-annulation d’un bulletin

2) Annuler les bulletins

3) Modifier le contrat avec le bouton « options du contrat »

4) Décocher la taxe spécifique CFP

5) Retourner dans le module régularisation-modifier un bulletin

6) Cliquer sur le bulletin initial

7) Ressaisir le bulletin correctif

8) Rattacher les bulletins à la DSN en cours (bouton statuer) et la cotisation est annulée

Fiche Pratique – Paramétrage : Requête extraction du Siret

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► Contexte

Impact emploi met à votre disposition une liste de requêtes prédéfinies pour vous permettre d’isoler certaines données ciblées de votre base.

Vous pouvez extraire les numéros de Siret des associations dont vous avez la gestion avec la requête qui vous est présentée ci-dessous.

Dans le cadre de la reprise de données en cours, nous vous indiquons les étapes pour que celles-ci soit transmises.

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► Procédure

1. Dans le logiciel Impact emploi, aller dans le volet de navigation, cliquer sur Extraction de données
2. Cliquer sur le menu déroulant : Liste des requêtes
3. Sélectionner la requête Employeur – Pour un dossier sélectionné
4. Cliquer sur Valider

• Cliquez sur l’option Exécuter une requête à présent dégrisée :

• Cliquer sur le logo « Voir » (matérialisé par un œil)

• Sélectionner votre dossier de production, dans l’exemple ci-dessous, le dossier se nomme Base Ecole, sur votre poste de travail, la dénomination sera différente.

• Puis cliquer sur Valider

• Une nouvelle fenêtre s’ouvre, elle vous permet de visualiser l’extraction réalisée

• Cliquer sur le chevron pour réaliser l’extraction au format Excel et cliquer sur le format XLSX

• Une fois de le fichier Excel généré, vous ne devez reprendre que les éléments dont la colonne archive indique 0. Puis faire un copier–coller.

• Dans le fichier « Import_Portefeuille« , insérer chacune des lignes dans le fichier comme indiqué ci-dessous. Penser à reporter le Siret du tiers de confiance dans la colonne « SIRET Tiers de confiance« 

Fiche Pratique – Paramétrage : OPCO non répertorié

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► Contexte

Dans le cadre du recouvrement des cotisations formations légales par l’URSSAF à partir de Janvier 2022, nous avons mis à votre disposition une requête identifiant les employeurs pour lesquels aucun OPCO n’est répertorié.

Il convient pour tous les employeurs concernés de modifier l’OPCO non répertorié en renseignant l‘organisme de formation pour lequel l’employeur adhère.

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► Procédure

• Lancez la requête nommée « 13 – Employeur OPCO non répertorié »
  • Vous obtenez la liste des employeurs pour lesquels l’organisme de formation est renseigné en « OPCO non répertorié ».

• Ouvrez la « Fiche administrative de l’employeur » (1)
• Cliquez sur l’onglet « Identification des organismes » (2)
• Sélectionnez la caisse « OPCO non répertorié » (3)

• Modifiez celle-ci en renseignant une caisse autre que « OPCO non répertorié »

• Allez maintenant dans l’onglet « Formation professionnelle » (1)
• Sélectionnez l’organisme (2)
• Cliquez sur « supprimer la formation » (3) pour tous les contrats existants.

• Confirmez la suppression en cliquant sur oui

Le contrat de la formation professionnelle est à présent supprimé pour l’employeur et les salariés sélectionnés.

• Créez dès maintenant le nouveau contrat de formation professionnelle, il sera rattaché automatiquement aux salariés sélectionnés.

• Pensez à enregistrer vos modifications au niveau de l’onglet « Général » de la fiche administrative de l’employeur.

La procédure est terminée. Vous n’avez pas besoin d’intervenir pour modifier le contrat de la formation professionnelle chez les salariés puisque les contrats sont mis à jour en même temps que celui de l’employeur.

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Fiche Pratique – Paramétrage : Exécuter une requête

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► Contexte

Impact emploi met à votre disposition une liste de requêtes prédéfinies pour vous permettre d’isoler certaines données ciblées de votre base.

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► Procédure

• A partir du Volet de navigation, sélectionnez le module « Extractions de données » (1) ;
• Déroulez la liste des requêtes prédéfinies à l’aide du menu déroulant (2) ;
• Sélectionnez la requête à appliquer (3) ;
• Cliquez sur « Valider » (4) :

• Cliquez sur l’option « Exécuter une requête » à présent dégrisée :

• La fenêtre « Paramètres de la requête » s’affiche, renseignez les dates souhaitées dans la colonne « Valeur » ;
• Puis validez :

• Les résultats de la requête apparaissent dans la fenêtre « Visualisation du résultat de la requête » et sont exportables en format XLSX, XML et TXT :

Fiche Pratique – Paramétrage : Sauvegarde des bases de données – Anomalies

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► Contexte

Dans le cadre particulier du confinement imposé par l’épidémie de COVID-19, il est possible que vous rencontriez des anomalies de sauvegarde de vos bases de données.

Dans ce contexte, le message d’erreur suivant peut apparaître :

Il est généralement lié aux problèmes suivants :

• Emplacement indisponible (répertoire renommé, déplacé, absence de droits, problème d’accès…) ;
• Date de sauvegarde incorrecte (planification).

Dans tous les cas, nous vous invitons à copier votre répertoire de sauvegarde sur une clé USB ou un disque externe conservés dans un lieu sécurisé.

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► Résolution des anomalies de sauvegarde sous Impact emploi

Si vous avez besoin de la procédure complète pour réaliser les consignes ci-dessous, référez-vous à la fiche pratique « Sauvegardes et restaurations » disponible ICI.

Afin de rétablir la fonctionnalité « Sauvegarde » de votre base, nous vous conseillons les actions suivantes selon la cause du message d’erreur :

1. Emplacement indisponible :

• Si l’emplacement existe, mais que vous ne pouvez plus y accéder du fait du confinement (travail à distance…) : Modifiez les dates pour le mois de septembre 2020 par exemple (il faut néanmoins vérifier que vous avez des sauvegardes sur un répertoire disponible. Si nécessaire, créez de nouveaux scripts avec un nouveau dossier de sauvegarde) ;
• Si l’emplacement n’existe plus, alors modifiez l’emplacement en cliquant sur « Parcourir ».

2. Date de sauvegarde incorrecte :

• Allez sur chaque script concerné et actualisez la date, puis enregistrez.

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Fiche Pratique – Paramétrage : Clôture d’exercice

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► Contexte

Vous pouvez clôturer une année au niveau d’un dossier : cette opération est appelée « clôture d’exercice« .

La clôture d’exercice a pour objectif de rendre plus performante l’application, notamment au niveau du calcul des bulletins et des déclarations, en exportant les informations clôturées vers d’autres tables.

Les éléments des années clôturées restent aisément accessibles et consultables, et sont non modifiables.

Attention : Prérequis à la clôture d’exercice

• Avant de lancer la clôture d’un exercice, il est obligatoire de faire une sauvegarde. Une fois la sauvegarde faite, nous vous demandons de repousser d’au moins deux jours toutes les sauvegardes paramétrées ;

• Impact Emploi doit être fermé sur tous les postes et être relancé uniquement quand la clôture est terminée ;

• la clôture d’un exercice est une opération qui peut durer plusieurs heures (environ 10 bulletins sont traités à la minute) ;

• Par conséquent, pour des grosses bases : Ce traitement doit être lancé IMPÉRATIVEMENT le soir sur le poste serveur à l’aide du centre de maintenance. Celui-ci doit donc rester allumé le temps du traitement (donc la nuit, pour les clôtures lancées le soir avant le départ du bureau)

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► Procédure

La clôture d’exercice s’exécute via le centre de maintenance d’Impact emploi :

• Cliquez sur l’onglet « Maintenir » (1), puis sur « Sauvegarder / Restaurer » (2) :

• Sélectionnez tous les scripts de sauvegarde (1) ;
• Repoussez la date d’exécution automatique de 2 ou 3 jours (2) ;
• Enregistrez (3) :

• Revenez ensuite à l’écran d’accueil du centre de maintenance et sélectionnez « Clôturer un exercice » :

• Sélectionnez le dossier souhaité dans la liste des dossiers du tiers (1) ;
• Choisissez sur la droite de l’écran, l’année (exercice) à clôturer (2) ;
• Puis cliquez sur « Clôturer » (3) :

Rappel : L’opération de clôture se déroule en 3 étapes :

• 1ère étape : Arrêt du serveur – Réparation de la base (opération technique) – IMPACT EMPLOI ne sera donc plus utilisable durant l’opération de clôture ;
• 2ème étape : Clôture du ou des exercices indiqués pour le dossier sélectionné ;
• 3ème étape : Réindexation de la base (opération technique) afin d’améliorer les performances de celle-ci.

ATTENTION : Cette opération peut durer plusieurs HEURES

Écran présent pendant l’opération de clôture :

L’opération est terminée, lorsque la fenêtre suivante apparait sur votre écran :

Les informations relatives à l’exercice clôturé sont accessibles sous Impact emploi à partir de l’onglet « Dossiers non archivés » :

Une fois la clôture effectuée, merci de relancer le processus de sauvegarde automatique.

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Fiche Pratique – Paramétrage : Correspondance OPCO et Conventions Collectives

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► Contexte

Depuis le 1er avril 2019, certaines Conventions Collectives ne dépendent plus des mêmes OPCO (Organismes Collecteurs). En outre, lors du passage de l’OPCA à l’OPCO certains organismes ont changé de nom.

Il est donc indispensable de mettre à jour et de vérifier les correspondances entre OPCO et conventions collectives associées dans le logiciel.

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► Mise à jour des correspondances OPCO/CCN dans le logiciel

A la fin de l’installation de la mise à jour V.3.00.80, une requête automatique s’est exécutée afin de mettre à jour les correspondances entre OPCO et CCN dans les tables organismes, formations employeur et formations salarié de votre base de données.

Le fichier « Rapport mise à jour caisses OPCO.txt » est généré sur votre bureau et liste les employeurs pour lesquels aucune correspondance n’a été trouvée (Employeurs sans CCN ou avec CCN cloturée).

Exemple de résultat :

Il est alors indispensable, si cela est anormal, de corriger les anomalies dans Impact emploi (le traitement s’est aussi lancé sur vos associations archivées de votre dossier de travail.

Pour cela, merci d’exécuter IMPÉRATIVEMENT la procédure ci-dessous.

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► Correction des anomalies de correspondance dans le logiciel

A partir du module « Extraction de données » :

• Sélectionnez la requête prédéfinie « 35.Employeurs-caisse OPCO » :

• Exécutez là puis cliquez sur l’œil :

• Choisissez votre dossier de travail puis validez pour obtenir un fichier convertible au format Excel en cliquant sur la flèche située en haut à droite :

Traitement des résultats de la requête :

• Toutes les associations avec CCN 2511 sont mise à jour avec AFDAS ;
• Celles avec CCN 1518 ont maintenant OPCO cohésion sociale
• Celles avec CCN 9999 (absence de convention) ont la mention « caisse non répertoriée ». Il convient de voir si c’est normal d’avoir CCN 9999.

Si cela est anormal, par exemple un club de sport avec CCN 9999 : Vous devez intervenir manuellement pour inscrire la CCN au niveau de la « Fiche administrative employeur », dans l’onglet « Convention collective » (attention une CCN sur les bulletins entraîne des obligations) et renseigner l’OPCO dans les onglets « Identification des organismes » et « Formation professionnelle »

• Si vous avez un cas où la correspondance entre la CCN de l’employeur et la caisse OPCO n’a pas été trouvée (cas d’une CCN très rarement rencontrée dans les associations), vous devez contacter l’assistance.

Si vous n’avez pas de caisse de formation professionnelle, vous ne serez pas bloqués pour saisir les bulletins de janvier 2020, mais il faudra intervenir sur les employeurs concernés avant fin février 2020.

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► Liste des opérateurs de compétences

Le regroupement des branches professionnelles autour d’un OPCO (Opérateur de Compétences) désigné, s’appuie sur les critères de cohérence des métiers et des compétences, de filières, d’enjeux communs de compétences, de formation, de mobilité, de services de proximité et de besoins des entreprises.

Près de 329 branches sont réparties dans 11 OPCO, au lieu des 20 OPCA qui existaient auparavant :

Fiche Pratique – Paramétrage : Fermeture du gestionnaire de services Impact emploi avant exécution d’une mise à jour

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Une mise à jour vient d’être livrée et vous n’arrivez pas à la télécharger ? Avant de contacter l’assistance, merci d’appliquer les consignes suivantes.

Cette procédure est désormais à appliquer obligatoirement avant toute nouvelle mise à jour du logiciel.

Si elle n’est pas suivie, le gestionnaire de services d’Impact emploi ne sera pas mis à jour et vous ne disposerez pas de tous les développements livrés dans la nouvelle version de votre outil de travail.

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► Contexte

Il se peut que certaines mises à jour impactent le gestionnaire de service d’Impact emploi (matérialisé par une « boule bleue » OU un « scarabée rouge »).

Avant d’exécuter une mise à jour, assurez-vous qu’Impact emploi ET son gestionnaire de services (la boule bleue ou le scarabée rouge) soient fermés selon la procédure ci-dessous.

Vigilance particulière pour les installations en réseau : Afin d’éviter toute difficulté, merci de télécharger la mise à jour poste par poste (en prenant soin de fermer les autres postes), et ce impérativement le même jour.

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► Procédure

• Lancez le logiciel Impact emploi, si ce n’est pas déjà fait ;

• Quittez-le via la croix située en haut à droite de la fenêtre :

• Ou via le menu « Fichier », puis « Quitter Impact Emploi » :

• Faites ensuite un clic droit sur l’icône d’Impact emploi symbolisée par la boule bleue ou le scarabée rouge située dans la barre des tâches (généralement en bas à droite de votre écran) :

• Il peut arriver que l’icône soit parfois cachée. Cliquez alors sur le triangle permettant de dérouler les icônes cachées :

• Le menu contextuel ci-dessous s’affiche, cliquez sur « Quitter le gestionnaire de services » :

• La procédure est terminée, vous pouvez à présent ré-ouvrir Impact emploi et télécharger la mise à jour.

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Après la mise à jour d’un poste :

• Si vous avez un unique poste concerné par cette mise à jour et que vous souhaitez ré-ouvrir Impact emploi, attendez que la boule bleue (ou le scarabée rouge) soit de retour en bas de votre écran.
• Si vous devez mettre à jour plusieurs postes, répétez cette procédure sur chacun des postes, le même jour, avant de ré-ouvrir Impact emploi et de télécharger une nouvelle mise à jour.