Comment relancer une mise à jour

Fiche Pratique – Paramétrage : Comment relancer une mise à jour

► Contexte

Il est possible que vous ayez à relancer une mise à jour lorsque par exemple une correction est apportée suite à un signalement de dysfonctionnement.

Vous trouverez dans cette fiche pratique la procédure à appliquer.

► Procédure

  • En bas à droite de l’écran, faites un clic droit sur la boule bleue ou le scarabée rouge :
  • Sélectionnez « Ouvrir le centre de maintenance » :
  • Cliquez sur « Maintenir » :
  • Cliquez ensuite sur « Gérer les mises à jour » :
  • Cliquez sur « Actualiser » (1) ;
  • Sélectionnez la dernière mise à jour (2) ;
  • Cliquez sur « Télécharger/ Installer » (3) :
  • Le message suivant vous indique que la mise à jour est en cours de traitement. Patientez jusqu’à la fin du téléchargement :
  • Lorsque le téléchargement est terminé, la fenêtre ci-dessous s’affiche. Cliquez alors sur « OK » :
  • Le message d’alerte suivant apparaît. Vérifiez que le logiciel soit bien fermé sur chaque poste si vous êtes en réseau et cliquez sur « OK«  :
  • L’assistant de mise à jour d’Impact emploi s’affiche, cliquez sur « Suivant » une première fois :
  • Cliquez sur « Suivant » une seconde fois :
  • Puis cliquez sur « Installer » :
  • La fenêtre ci-dessous vous indique l’avancée du téléchargement. Merci de patienter jusqu’à la fin :
  • Lorsque l’installation est terminée, cliquez sur « Mise à jour de la base de données » :
  • Le message suivant vous indique de patienter :
  • Ce dernier message apparaît, cliquez sur « OK ». Vous pouvez à présent relancer Impact emploi avec la nouvelle mise à jour téléchargée.

-> Vous pouvez à présent relancer Impact emploi avec la nouvelle mise à jour téléchargée.



Mesures d’urgence : Exonération de cotisations sur les Heures Supplémentaires et Complémentaires

Fiche Pratique – Bulletin de salaire : Mesures d’urgence / Exonération de cotisations sur les Heures Supplémentaires et Complémentaires

► Rappel du contexte

La loi de financement de la Sécurité sociale (LFSS) pour 2019 instaure une exonération de cotisations salariales pour les périodes courant à compter du 1er janvier 2019, applicable dans l’ensemble des départements de métropole et d’Outre-Mer.

► Cotisations exonérées

Les rémunérations versées au titre des heures supplémentaires et complémentaires sont exonérées des cotisations salariales d’assurance veuvage et d’assurance vieillesse.

Seules la CSG et la CRDS restent dues.

Précision heures supplémentaires structurelles

Maintien de l’exonération de cotisations pour les salariés en congés, réalisant des heures supplémentaires structurelles.

► Modalités de calcul

Le montant de la réduction de cotisations salariales d’assurance vieillesse et d’assurance veuvage est égal au produit du taux de 11.31 % maximum par les rémunérations versées au titre des heures supplémentaires et complémentaires dans la limite des cotisations d’origine légale et conventionnelle dont le salarié est redevable au titre des heures concernées.

La
réduction est imputée sur les
cotisations salariales d’assurance vieillesse et d’assurance veuvage dues
pour chaque salarié concerné au titre de l’ensemble de sa rémunération pour les
périodes au titre desquelles elle est attribuée et ne peut dépasser ce montant.

Concernant les salariés dont la rémunération est inférieure au plafond de la Sécurité sociale, l’exonération des cotisations salariales d’assurances vieillesse et d’assurance veuvage est totale pour les cotisations appliquées aux titres des heures supplémentaires et complémentaires.

Le taux de réduction fixé à 11,31% correspondant au total des taux de cotisations salariales suivantes :

  • Un taux de 0,40% de cotisations vieillesse de base déplafonnée ;
  • Un taux de 6,90% de cotisations vieillesse de base plafonnée ;
  • Un taux de 3,15% de cotisations retraite ARRCO-AGIRC ;
  • Un taux de 0,86% de cotisations CEG ARRCO-AGIRC

Pour plus d’informations concernant la réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires et complémentaires (heures concernées, limites d’application, modalités de calcul…), rendez-vous sur le site de l’Urssaf.

► Modalités de saisie dans Impact emploi et résultat sur le bulletin de salaire

L’onglet de saisie des heures supplémentaires et complémentaires n’a pas été modifié avec l’application de l’exonération de cotisations.

  • Exemple d’application de l’exonération sur le bulletin de salaire :

Possibilité de décocher l’option « Exonéré »

Il vous est également possible de décocher la case « Exonéré » pour vous permettre de ne pas appliquer de défiscalisation ni d’exonération sur la part ouvrière (peut être utile pour un reliquat d’heures complémentaires ou supplémentaires de 2018 par exemple) :

  • Résultat obtenu sur le bulletin de salaire :

Particularité de saisie des heures supplémentaires structurelles

Pour permettre la saisie de cette particularité, un libellé spécifique « Heures supplémentaires structurelles » a été ajouté au menu déroulant « Type d’heures » :



Saisie des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS)

Fiche Pratique – Bulletin de salaire : Saisie des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS)

► Contexte

L’indemnité Journalière de Sécurité sociale (IJSS) est une compensation financière versée par le régime d’assurance maladie de base obligatoire aux assurés contraints de s’arrêter de travailler. Cette prestation est octroyée par jour non travaillé.

La gestion des IJ et le PAS (Prélèvement A la Source) soulève un certain nombre d’interrogations. Dans cette fiche pratique, nous expliquerons comment gérer l’imposition des IJ dans le cadre du PAS, et notamment comment gérer le prélèvement à la source suivant le type d’IJ.

Le principe de base à retenir pour bien gérer le PAS avec les IJ est de considérer que du moment que ces indemnités sont imposables, il faut les soumettre au PAS.

Important : La modification à titre rétroactif du taux d’imposition des IJSS ne donne pas lieu à régularisation en DSN, les calculs initiaux du montant d’impôt prélevé ayant été faits de façon correcte à partir des informations dont disposait alors le collecteur.
Cette requalification fera, si nécessaire, l’objet d’une rectification lors des échanges directs entre l’individu et la DGFiP en N+1. 

► Tableau récapitulatif sur l’imposition des IJSS

Les IJ complémentaires versées dans le cadre d’un contrat obligatoire sont soumises au PAS et intégrées dans le RNF (Revenu Net Fiscal). Les IJ complémentaires versées dans le cadre d’un contrat non obligatoire ne sont pas soumises au PAS .

► Saisie des arrêts

A compter de la saisie des bulletins de janvier 2019, Impact emploi s’est doté du nouvel onglet « IJ Sécurité Sociale ».

Voici la procédure de saisie ci-dessous :

  • Enregistrez l’arrêt du salarié (« Fiche du bulletin de salaire », onglet « Arrêt de travail ») :
  • Dès réception des IJ, rendez-vous dans le nouvel onglet « IJ Sécurité Sociale ».
  • Reprenez manuellement les dates de l’arrêt de travail (1)
  • Sélectionnez le « Motif de l’arrêt » à partir de la liste déroulante (2)
  • Saisissez la période de rattachement des IJ (3)
  • Sélectionnez le type d’IJ (4) :
  • Saisissez le montant « IJ Net » (5)
  • Cliquer sur le bouton « Reconstituer les bruts des IJ » (la fin de la saisie si plusieurs lignes) (6) :

Nota : dans la pratique, l’arrêt de travail peut être saisi le mois M et les IJ sur M+1

RNF = Rémunération Nette Fiscale

Soit dans notre cas :

  • Motif de l’arrêt : Accident de trajet
  • Taux d’imposition du type d’IJ : 50 % 
  • Taux CSG : 3.8 % 
  • Montant IJ brutes CPAM : 106.11 
  • Assiette PAS : (106.11 * 50% – 106.11 * 50% * 3.8%) = 51.04

► Index des libellés

Pour compléter le motif de l’arrêt et qualifier les IJ selon leur type d’imposition, de nouveaux libellés ont été créés :

► Bulletin de salaire

  • Modèle de bulletin de salaire simplifié :
  • Ancien modèle de bulletin :

Attention IJ 2018 : les intégrer comme non imposables

Pour cela, choisissez le motif de l’arrêt « Maladie non imposable » (>60 jours) à partir de l’onglet IJSS.



Mise à jour du mode de connexion au serveur Impact emploi

Fiche Pratique – Paramétrage : Mise à jour du mode de connexion au serveur Impact emploi

► Contexte

Si après le téléchargement d’une mise à jour, le lancement du logiciel ne s’effectue pas, c’est que vous devez être confronté à un problème de connexion au serveur d’Impact emploi.

-> Vous devez alors vérifier l’état de votre connexion au serveur grâce aux icônes suivantes :

  • Si vous avez une boule bleue en bas à droite de votre écran, dans les notifications : Votre installation IEA est connectée à notre serveur de production.

-> Dans ce cas, vous devez simplement relancer la « Procédure de connexion au serveur » (Accès direct à la procédure de connexion ICI).

  • Si vous avez un scarabée rouge en bas à droite de votre écran, dans les notifications : Votre installation IEA est déconnectée de notre serveur de production car vous êtes en mode assistance.

-> Dans ce cas vous devez alors désactiver le mode assistance avant d’effectuer la procédure de connexion au serveur (Accès direct rubrique « Désactiver le mode assistance » ICI).

 

► Procédure de connexion au serveur

  • Faites un clic droit sur la boule bleue (ou boule bleue accompagnée du cœur)
  • Sélectionnez l’option « Paramètres de connexion » :
  • Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez la case « Sécurisé » dans la partie « Mode de connexion »
  • Remplacez l’adresse du serveur d’authentification par « https://impact-emploi.urssaf.fr« 
  • Remplacez l’adresse du serveur de mise à jour par « https://impact-emploi.urssaf.fr/updates«  :
  • Vérifiez en cliquant sur le bouton « Tester l’accès aux serveurs » :

-> Suite au test, vous pouvez être confrontés aux trois cas suivants (détaillés dans les rubriques ci-dessous) :

  1. Connexion au serveur réussie
  2. Échec de connexion au serveur
  3. Connexion aux serveurs réussie mais échec dans le lancement du logiciel

► Cas n°1 : Connexion au serveur réussie

  • Le message suivant s’affiche :
  • Une coche verte apparaît au bout des adresses :
  • Cliquez sur « Enregistrer » puis « Quitter ».

-> La mise à jour est terminée. Vous pouvez relancer le logiciel.

► Cas n°2 : Échec de connexion au serveur

  • En cas d’échec de la connexion, au lieu d’une coche verte, un rond rouge barré s’affiche au bout des adresses :
  • Cliquez sur « Quitter ».
  • La boule bleue accompagnée d’un cœur rouge apparaît (en bas à droite de votre écran, dans les notifications) :
  • Faites alors un clic droit sur cette icône puis sélectionnez « Relancer l’authentification auprès du serveur » :

Si malgré cette action le cœur rouge est toujours présent, vous devez alors contacter l’assistance via l’adresse habituelle (impact-emploi-association@urssaf.fr) en précisant en objet « Serveur de connexion 3.00.XX » (indiquer numéro de version en cours).

-> En attendant l’intervention de l’assistance, l’utilisation du logiciel reste possible : Vous devez pour cela activer le mode assistance (Accès direct rubrique « Activer le mode assistance » ICI).

► Cas n°3 : Connexion au serveur réussie mais échec de lancement du logiciel

Au lancement d’IEA, la connexion aux serveurs fonctionne correctement, mais les informations récupérées ne vous permettent pas d’utiliser le logiciel pour une des deux raisons suivantes :

  • Serveur d’authentification / Autorisation refusée :
  • Licence d’installation non reconnue :

Pour résoudre ces cas, une intervention technique est nécessaire, vous devez contacter l’assistance (impact-emploi-association@urssaf.fr).

En attendant l’intervention de l’assistance, l’utilisation du logiciel reste possible : Vous devez pour cela activer le mode assistance (Accès direct rubrique « Activer le mode assistance » ICI).

 

► Activer le mode assistance

  • Faites un clic droit sur la boule bleue avec le cœur (en bas à droite de votre écran, dans les notifications) ;
  • Sélectionnez l’option « Demande de support technique » ;
  • Choisissez « Activer le mode assistance » :
  • Le scarabée rouge remplace alors la boule bleue et vous pouvez relancer Impact emploi.

 

► Désactiver le mode assistance (si scarabée rouge)

Le scarabée rouge (en bas à droite de votre écran, dans les notifications) signifie que vous êtes en mode assistance. Pour le désactiver :

  • Récupérez le mot de passe du jour en envoyant un mail via l’adresse de l’assistance.
  • Faites un clic droit sur le scarabée rouge.
  • Sélectionnez l’option « Demande de support technique ».
  • Cochez ensuite « Désactiver le mode assistance »:
  • Le scarabée rouge est remplacé par la boule bleue accompagnée d’un cœur rouge :


Sauvegardes et restaurations

Fiche Pratique – Paramétrage : Sauvegardes et restaurations

► Contexte

Impact Emploi permet de sauvegarder régulièrement votre base de données et permet également de la restaurer en cas de problème.

► Sauvegardes

Cette procédure permet d’exécuter manuellement la sauvegarde de votre base mais également de planifier une ou des sauvegardes régulières de votre base.

  • A partir du Centre de maintenance, choisissez « Maintenir » dans le menu :
  • Sélectionnez « Sauvegarder / Restaurer », puis « Script de sauvegarde » :
  • La fenêtre « Module de sauvegardes » s’affiche, cliquez sur « Nouveau » :
  • Pour une sauvegarde quotidienne, renseignez les champs comme ci-dessous (exemple) :
  • Cliquez sur « Enregistrer ». Ainsi, le script de sauvegarde s’exécutera chaque jour à 23 heures à partir de la date indiquée.

Précisions : Le nombre présent avant le type de planification (liste déroulante « Jour(s) » – « Semaine(s) » – « Mois » précise la fréquence de la sauvegarde :

  • Ici, tous les jours :
  • Ici, toutes les 2 semaines :
  • Une fois l’enregistrement effectué, une icône vient se positionner dans la liste des scripts, comme ci-dessous :
  • Vous pouvez créer autant de scripts que vous le souhaitez (journalier, hebdomadaire, mensuel).
  • Seules les 5 dernières sauvegardes issues d’un même script sont accessibles. Le ménage au niveau du nombre de sauvegardes se fait automatiquement.
  • Le nom du script est automatiquement suivi de la date et heure de la prochaine mise à jour :

Un script de sauvegarde peut :

  • S’exécuter automatiquement suite au paramétrage mis en place.
  • Être lancé manuellement en le sélectionnant au niveau de l’écran ci-dessus en cliquant sur « Exécuter » (liste des scripts représentés par des icônes).
  • Être lancé manuellement en le sélectionnant dans la liste des scripts (accessible par : Centre de maintenance – Maintenir – Sauvegarder / Restaurer – Sélection du script) :

De même, trois modes de sauvegarde sont proposés :

  • Sur unités locales ou réseaux.
  • Sur média (type clé USB, CD/DVD…).
  • Sur site distant (serveur FTP).

► Restaurations

  • Toujours à partir de l’onglet « Maintenir » du Centre de maintenance, choisissez « Restaurer une sauvegarde »
  • Sélectionnez le script ayant généré la sauvegarde que vous souhaitez restaurer :
  • La liste des sauvegardes présentes s’affiche :
  • Sélectionnez la sauvegarde souhaitée puis cliquez sur « Restaurer ».
  • Le message suivant confirme la restauration :


Procédure d’intégration automatique des CRM

Fiche Pratique – PAS : Procédure d’intégration automatique des CRM

► Prérequis

Pour accéder à la Gestion des flux PAS et procéder à l’intégration automatique des CRM, vous devez préalablement avoir réalisé toutes les étapes de la Gestion des flux DSN.

► Procédure

  • Dans Impact emploi, à partir de l’onglet « Actions mensuelles/trimestrielles », choisissez « Gestion des flux » puis « Prélèvement A la Source » :

La fenêtre « Gestion des flux PAS » s’affiche :

  • Sélectionnez le dossier (1) ainsi que le mois de dépôt DSN concerné (2).
  • Dans le volet « Réception compte-rendu », cochez ensuite la ou les associations pour lesquelles vous souhaitez faire l’intégration automatique des CRM (3).
  • Cliquez enfin sur le bouton « Intégration automatique » (4) :
  • Si au cours de l’intégration vous rencontrez le message ci dessous, n’en tenez pas compte, cliquez sur « OK » et continuer :
  • Un autre message d’erreur peut également apparaître lors de l’intégration (voir ci-dessous), cliquez alors sur « OK » et continuez. Ensuite, quand vous vérifierez votre intégration, vous verrez sans doute des associations pour lesquelles l’intégration ne s’est pas faite alors que vous les aviez bien cochées. Il y a sans doute eu une micro coupure pendant le transfert, relancez alors l’intégration pour ces associations.
  • Une fois l’intégration automatique réalisée, une coche verte apparait en bout de ligne pour signifier la bonne intégration du CRM, ainsi qu’un drapeau vert indiquant si le CRM Nominatif ou Financier est correct ou comporte une anomalie :
  • Dans le volet « CRM nominatif (Taux), l’ensemble des associations pour lesquelles des taux ont été retournés s’affiche.
  • Pour afficher les taux propres à chaque salarié, déroulez la liste à l’aide du « + ». Ici encore, un drapeau indique la présence ou non d’anomalie sur le CRM (dans notre cas, il n’y a pas d’anomalie) :
  • Pour consulter les anomalies, rendez-vous dans le volet « Crm nominatif (Anomalies) » (Dans notre cas, pas d’anomalie) :
  • Si des anomalies sont détectées, l’écran ci-dessous apparaîtra :
  • Il convient alors de cocher la case face au point d’exclamation signalant l’anomalie pour arriver sur l’onglet « Correction des anomalies », puis de corriger l’anomalie en suivant les indications :

L’intégration automatique des CRM Nominatifs est à présent terminée !



Changement de SIRET

Fiche Pratique – Employeur : Changement de SIRET

Vous souhaitez modifier l’adresse et le NIC d’un employeur. Reportez vous à cette procédure mais soyez particulièrement vigilants concernant l’impact de vos modifications sur vos DSN.

-> Retrouvez les recommandations concernant la vérification de validité d’un SIRET sur le portail Net-Entreprises.

► Marche à suivre

  • Sélectionnez le SIRET à visualiser :
  • Récupérez le code commune INSEE :
  • De retour dans Impact emploi, à partir de la Fiche Administrative Employeur ;
  • Cliquez sur l’un des champs ci-dessous pour accéder à la saisie du changement d’adresse et de NIC :
  • L’écran ci-dessous s’affiche : Sélectionnez le mois du changement et saisir le nouveau NIC ;
  • Après la vérification du nouveau SIRET, les autres champs se déverrouillent et vous pouvez saisir les nouvelles données ;
  • Enregistrez vos modifications :

Attention : si « Mois de changement » = Mars 2017, cela signifie que ce nouveau SIRET sera pris en compte à compter de la DSN de Mars 2017. Vous devez donc procéder au changement avant l’échéance DSN du mois concerné !

  • Les données sont reprises dans l’adresse et le NIC de l’employeur :
  • Le changement de SIRET est terminé. Vous pouvez visualiser le nouveau SIRET dans le contrat du salarié (le champ est verrouillé et non modifiable).

► Rappel point de vigilance DSN

Une modification de SIRET doit être faite avant l’échéance DSN du mois concerné par le changement de SIRET. Dans le cas contraire, vous aurez une anomalie DSN au niveau de l’Urssaf.

Exemple : Si « Mois de changement » = Mars 2017, cela signifie que ce nouveau SIRET sera pris en compte à compter de la DSN de Mars 2017. Vous devez donc procéder au changement avant l’échéance DSN du mois concerné.



Corriger les problèmes de génération de documents au format PDF

Fiche Pratique – Paramétrage : Corriger les problèmes de génération de documents au format PDF

Suite au passage à Windows 10, certains postes peuvent avoir des anomalies de génération de documents au format PDF (Aperçus bulletins de salaire, déclarations de formation…)

Voici comment corriger l’anomalie

Prérequis :

► Savoir si vous êtes en 32 bits ou en 64 bits

Si vous ne savez pas si vous êtes en 32 ou en 64 bits, cliquez ici

Etapes

Cliquez sur ce lien puis suivez la marche en suivre en fonction de votre navigateur internet.

► Sous Internet Explorer

  • Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de « Enregistrer » et choisir « Enregistrer sous » :
  • Enregistrez le fichier sous :

C:/Windows/System32 (si vous êtes en version 32 bits)

ou

C:/Windows/sysWOW64 (si vous êtes en version 64 bits)

► Sous Edge

  • Cliquez sur la flèche vers le haut à côté de « Enregistrer » et choisir « Enregistrer sous » :
  • Enregistrez le fichier sous :

C:/Windows/System32 (si vous êtes en version 32 bits)

ou

C:/Windows/sysWOW64 (si vous êtes en version 64 bits)

► Sous Chrome

  • Cliquez sur « Enregistrer » malgré l’alerte (le fichier est sûr)
  • Récupérez le fichier vjsnativ.dll dans le dossier Téléchargements et le copier sous :

C:/Windows/System32 (si vous êtes en version 32 bits)

ou

C:/Windows/sysWOW64 (si vous êtes en version 64 bits)

► Sous Firefox

  • Cliquez sur « Enregistrer le fichier » puis OK
  • Récupérez le fichier vjsnativ.dll dans le dossier Téléchargements et le copier sous :

C:/Windows/System32 (si vous êtes en version 32 bits)

ou

C:/Windows/sysWOW64 (si vous êtes en version 64 bits)

Si vous avez toujours l’anomalie d’affichage, redémarrez votre poste.



Mise en place du télérèglement DGFIP pour le PAS / Mandat SEPA

Fiche Pratique PAS : Mise en place du télérèglement DGFIP / Mandat SEPA

Afin que le dispositif du Prélèvement A la Source (PAS) fonctionne, chaque association employeur a la responsabilité de mettre en place le télérèglement auprès de la DGFIP, à savoir :

► Déclarer les références BIC/IBAN du compte bancaire qui fera l’objet du prélèvement sur « impots.gouv.fr » via leur espace professionnel.

► Remplir duement un mandat SEPA autorisant la DGFIP à prélever sur le dit compte bancaire.

► Le dater et le signer.

► Le retourner à sa banque.

► Remettre une copie du mandat SEPA à son tiers de confiance pour mise à jour des données dans Impact emploi.

Attention : Les banques peuvent compter un délai de 15 jours pour enregistrer le mandat SEPA !

En tant que tiers de confiance, nous vous invitons donc à :

► Vous assurer que vos associations employeurs ont bien réalisé ces démarches pour garantir le bon fonctionnement du dispositif.

► Vérifier que le RIB du mandat que l’association vous a transmis pour copie soit le même que celui enregistré dans Impact emploi.

Astuce : Il vous est possible de créer un compte « Expert » sur l’espace professionnel DGFIP permettant de suivre les associations ayant mis en place le télérèglement, voire d’être mandaté par l’employeur pour effectuer cette démarche à leur place (Marche à suivre ICI).

Pour compléter cette procédure, retrouvez également la fiche focus DGFIP sur les téléprocédure et la gestion de vos comptes bancaires ICI.



Gestion de l’espace professionnel DGFIP

Fiche Pratique PAS : Gestion de l’espace professionnel DGFIP

Prérequis :

Avant de procéder à cette manipulation, vous devez obtenir l’accord de l’association que vous gérez.

Procédure :

  • Cliquez sur « Adhérer aux services en ligne » :
  • Renseignez  le  SIREN  de  l’association  souhaitée,  puis  validez  :
  • Cochez « Personne mandatée », puis validez :
  • Cochez « Consulter le compte fiscal », puis validez :

(Si cette action est impossible, c’est que l’association a déjà crée son espace DGFIP)

  • Cliquez enfin sur « Confirmer et valider la demande d’adhésion » :

Pour compléter cette procédure, retrouvez la fiche focus DGFIP sur les téléprocédure et la gestion de vos comptes bancaires ICI.