Mise à jour du mode de connexion au serveur Impact emploi

Fiche Pratique – Paramétrage : Mise à jour du mode de connexion au serveur Impact emploi

► Contexte

Si après le téléchargement d’une mise à jour, le lancement du logiciel ne s’effectue pas, c’est que vous devez être confronté à un problème de connexion au serveur d’Impact emploi.

-> Vous devez alors vérifier l’état de votre connexion au serveur grâce aux icônes suivantes :

Si vous avez une boule bleue en bas à droite de votre écran, dans les notifications : Votre installation IEA est connectée à notre serveur de production.

-> Dans ce cas, vous devez simplement relancer la « Procédure de connexion au serveur » (Accès direct à la procédure de connexion ICI).

Si vous avez un scarabée rouge en bas à droite de votre écran, dans les notifications : Votre installation IEA est déconnectée de notre serveur de production car vous êtes en mode assistance.

-> Dans ce cas vous devez alors désactiver le mode assistance avant d’effectuer la procédure de connexion au serveur (Accès direct rubrique « Désactiver le mode assistance » ICI).

► Procédure de connexion au serveur

Faites un clic droit sur la boule bleue (ou boule bleue accompagnée du cœur)
Sélectionnez l’option « Paramètres de connexion » :

Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez la case « Sécurisé » dans la partie « Mode de connexion »
Remplacez l’adresse du serveur d’authentification par « https://impact-emploi.urssaf.fr«
Remplacez l’adresse du serveur de mise à jour par « https://impact-emploi.urssaf.fr/updates« :

Vérifiez en cliquant sur le bouton « Tester l’accès aux serveurs » :

-> Suite au test, vous pouvez être confrontés aux trois cas suivants (détaillés dans les rubriques ci-dessous) :

Connexion au serveur réussie
Échec de connexion au serveur
Connexion aux serveurs réussie mais échec dans le lancement du logiciel

► Cas n°1 : Connexion au serveur réussie

Le message suivant s’affiche :

Une coche verte apparaît au bout des adresses :

Cliquez sur « Enregistrer » puis « Quitter ».

-> La mise à jour est terminée. Vous pouvez relancer le logiciel.

► Cas n°2 : Échec de connexion au serveur

En cas d’échec de la connexion, au lieu d’une coche verte, un rond rouge barré s’affiche au bout des adresses :

Cliquez sur « Quitter ».
La boule bleue accompagnée d’un cœur rouge apparaît (en bas à droite de votre écran, dans les notifications) :

Faites alors un clic droit sur cette icône puis sélectionnez « Relancer l’authentification auprès du serveur » :

Si malgré cette action le cœur rouge est toujours présent, vous devez alors contacter l’assistance via l’adresse habituelle (impact-emploi-association@urssaf.fr) en précisant en objet « Serveur de connexion 3.00.XX » (indiquer numéro de version en cours).

-> En attendant l’intervention de l’assistance, l’utilisation du logiciel reste possible : Vous devez pour cela activer le mode assistance (Accès direct rubrique « Activer le mode assistance » ICI).

► Cas n°3 : Connexion au serveur réussie mais échec de lancement du logiciel

Au lancement d’IEA, la connexion aux serveurs fonctionne correctement, mais les informations récupérées ne vous permettent pas d’utiliser le logiciel pour une des deux raisons suivantes :

Serveur d’authentification / Autorisation refusée :

Licence d’installation non reconnue :

Pour résoudre ces cas, une intervention technique est nécessaire, vous devez contacter l’assistance (impact-emploi-association@urssaf.fr).

En attendant l’intervention de l’assistance, l’utilisation du logiciel reste possible : Vous devez pour cela activer le mode assistance (Accès direct rubrique « Activer le mode assistance » ICI).

► Activer le mode assistance

Faites un clic droit sur la boule bleue avec le cœur (en bas à droite de votre écran, dans les notifications) ;

Sélectionnez l’option « Demande de support technique » ;
Choisissez « Activer le mode assistance » :

Le scarabée rouge remplace alors la boule bleue et vous pouvez relancer Impact emploi.

► Désactiver le mode assistance (si scarabée rouge)

Le scarabée rouge (en bas à droite de votre écran, dans les notifications) signifie que vous êtes en mode assistance. Pour le désactiver :

Récupérez le mot de passe du jour en envoyant un mail via l’adresse de l’assistance.
Faites un clic droit sur le scarabée rouge.
Sélectionnez l’option « Demande de support technique ».
Cochez ensuite « Désactiver le mode assistance »:

Le scarabée rouge est remplacé par la boule bleue accompagnée d’un cœur rouge :

-> Vous avez à présent désactivé le mode assistance et pouvez donc appliquer la procédure de connexion (Accès direct rubrique « Activer le mode assistance » ICI).

Lisez-moi V72

– Mise à jour technique –

Le contenu de cette mise à jour est principalement technique, les évolutions attendues (Heures supplémentaires et complémentaires et heures de dépassement) sont en cours de développement et seront livrées début avril dans la prochaine version.

L’équipe Impact emploi met tout en œuvre pour répondre au mieux à vos attentes et vous remercie de votre compréhension.

► Sécurité informatique

Afin de renforcer la sécurité des échanges de données, des modifications sont apportées au niveau du serveur d’authentification (https://).

Suite à la bascule du serveur en mode sécurisé, une manipulation de votre part est nécessaire et impérative pour le bon fonctionnement du logiciel. Suivez le guide, c’est ICI !

► DSN

Anomalie corrigée concernant la génération de la DSN pour les cas de bulletins sans référence à un temps de travail (rémunération uniquement constituée de maintien de salaire, congés payés, IJ…).

► Comment joindre l’assistance ?

L’unique adresse est : impact-emploi-association@urssaf.fr.

Pour une meilleure prise en charge de vos demandes, merci d’indiquer un objet ainsi que vos coordonnées dans le corps du message.

Un accusé réception vous informera de la prise en compte de votre demande. Le délai de traitement des demandes pouvant varier selon la charge de l’assistance, merci de ne pas réitérer l’envoi d’un même message afin d’éviter les doublons et la surcharge de la boîte de réception.

L’équipe Impact emploi vous remercie !

Sauvegardes et restaurations

Fiche Pratique – Paramétrage : Sauvegardes et restaurations

► Contexte

Impact Emploi permet de sauvegarder régulièrement votre base de données et permet également de la restaurer en cas de problème.

► Sauvegardes

Cette procédure permet d’exécuter manuellement la sauvegarde de votre base mais également de planifier une ou des sauvegardes régulières de votre base.

A partir du Centre de maintenance, choisissez « Maintenir » dans le menu :

Sélectionnez « Sauvegarder / Restaurer », puis « Script de sauvegarde » :

La fenêtre « Module de sauvegardes » s’affiche, cliquez sur « Nouveau » :

Pour une sauvegarde quotidienne, renseignez les champs comme ci-dessous (exemple) :

Cliquez sur « Enregistrer ». Ainsi, le script de sauvegarde s’exécutera chaque jour à 23 heures à partir de la date indiquée.

Précisions : Le nombre présent avant le type de planification (liste déroulante « Jour(s) » – « Semaine(s) » – « Mois » précise la fréquence de la sauvegarde :

Ici, tous les jours :

Ici, toutes les 2 semaines :

Une fois l’enregistrement effectué, une icône vient se positionner dans la liste des scripts, comme ci-dessous :

Vous pouvez créer autant de scripts que vous le souhaitez (journalier, hebdomadaire, mensuel).
Seules les 5 dernières sauvegardes issues d’un même script sont accessibles. Le ménage au niveau du nombre de sauvegardes se fait automatiquement.
Le nom du script est automatiquement suivi de la date et heure de la prochaine mise à jour :

Un script de sauvegarde peut :

S’exécuter automatiquement suite au paramétrage mis en place.
Être lancé manuellement en le sélectionnant au niveau de l’écran ci-dessus en cliquant sur « Exécuter » (liste des scripts représentés par des icônes).
Être lancé manuellement en le sélectionnant dans la liste des scripts (accessible par : Centre de maintenance – Maintenir – Sauvegarder / Restaurer – Sélection du script) :

De même, trois modes de sauvegarde sont proposés :

Sur unités locales ou réseaux.
Sur média (type clé USB, CD/DVD…).
Sur site distant (serveur FTP).

► Restaurations

Toujours à partir de l’onglet « Maintenir » du Centre de maintenance, choisissez « Restaurer une sauvegarde »
Sélectionnez le script ayant généré la sauvegarde que vous souhaitez restaurer :

La liste des sauvegardes présentes s’affiche :

Sélectionnez la sauvegarde souhaitée puis cliquez sur « Restaurer ».
Le message suivant confirme la restauration :

Lisez-moi V71

► Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS)

Cette version intègre le nouvel onglet de saisie des indemnités journalières de Sécurité Sociale (IJSS) à compter des bulletins de janvier 2019.

Une fiche pratique relative à la saisie de ces IJSS est à votre disposition : ICI

La prise en compte des IJ Prévoyance sera développée dans une prochaine version, nous vous remercions de votre compréhension.

► Prérequis et cycle de paie

Suite aux nombreuses sollicitations reçues par l’assistance depuis la mise en place du dispositif PAS au 01/01/2019, nous vous rappelons l’importance de vérifier si les prérequis indispensables à son bon fonctionnement ont été faits (Mandat SEPA, vérification des coordonnées bancaires IEA, validation du Certificat de Conformité, intégration des CRM…).

Si besoin, retrouvez les fiches pratiques PAS mise à votre disposition :

Nous vous proposons également un schéma récapitulant le cycle de paie et les étapes indispensables de la gestion des flux DSN et PAS à effectuer chaque mois afin de garantir la bonne application du dispositif PAS.

Nous espérons que ce visuel clarifie le circuit général des actions indispensables à réaliser, à partir du dépôt DSN jusqu’à la réception des CRM.

Voici également, pour rappel, une représentation chronologique de la mise à disposition des CRM et de leur validité :

RAPPEL : Vous n’avez un CRM financier qu’en cas d’anomalie concernant le paiement DGFiP.

La date de dépôt de la DSN au 05/02/2019 est donnée à titre indicatif, le dépôt peut être fait jusqu’au 15/02/2019 auquel cas le CRM financier (s’il y en a un) serait disponible 48h après soit le 17/02/2019.

Retrouvez l’intégralité de ces schémas das cette fiche pratique.

► Génération de documents au format PDF

Suite au passage à Windows 10, vous nous avez signalé des anomalies d’affichage lors de la génération de documents au format PDF (aperçus bulletins de salaire, déclaration de formation…).

Afin de résoudre ce dysfonctionnement indépendant du logiciel, suivez le lien vers la fiche pratique ICI .

Nous vous remercions de votre compréhension et vous invitons à nous alerter sur d’autres dysfonctionnements que vous seriez amenés à rencontrer.

► Outils de contrôle DSN-Val

La dernière version de DSN-Val est la 2019.1.2.9.

Pensez à mettre à jour votre outils de contrôle à l’aide du bouton orange de la barre d’outils :

► Comment joindre l’assistance ?

L’unique adresse est : impact-emploi-association@urssaf.fr.

Pour une meilleure prise en charge de vos demandes, merci d’indiquer un objet ainsi que vos coordonnées dans le corps du message.

L’équipe Impact emploi vous remercie !

Procédure d’intégration automatique des CRM

Fiche Pratique – PAS : Procédure d’intégration automatique des CRM

► Prérequis

Pour accéder à la Gestion des flux PAS et procéder à l’intégration automatique des CRM, vous devez préalablement avoir réalisé toutes les étapes de la Gestion des flux DSN.

► Procédure

Dans Impact emploi, à partir de l’onglet « Actions mensuelles/trimestrielles », choisissez « Gestion des flux » puis « Prélèvement A la Source » :

La fenêtre « Gestion des flux PAS » s’affiche :

Sélectionnez le dossier (1) ainsi que le mois de dépôt DSN concerné (2).
Dans le volet « Réception compte-rendu », cochez ensuite la ou les associations pour lesquelles vous souhaitez faire l’intégration automatique des CRM (3).
Cliquez enfin sur le bouton « Intégration automatique » (4) :

Si au cours de l’intégration vous rencontrez le message ci dessous, n’en tenez pas compte, cliquez sur « OK » et continuer :

Un autre message d’erreur peut également apparaître lors de l’intégration (voir ci-dessous), cliquez alors sur « OK » et continuez. Ensuite, quand vous vérifierez votre intégration, vous verrez sans doute des associations pour lesquelles l’intégration ne s’est pas faite alors que vous les aviez bien cochées. Il y a sans doute eu une micro coupure pendant le transfert, relancez alors l’intégration pour ces associations.

Une fois l’intégration automatique réalisée, une coche verte apparait en bout de ligne pour signifier la bonne intégration du CRM, ainsi qu’un drapeau vert indiquant si le CRM Nominatif ou Financier est correct ou comporte une anomalie :

Dans le volet « CRM nominatif (Taux), l’ensemble des associations pour lesquelles des taux ont été retournés s’affiche.
Pour afficher les taux propres à chaque salarié, déroulez la liste à l’aide du « + ». Ici encore, un drapeau indique la présence ou non d’anomalie sur le CRM (dans notre cas, il n’y a pas d’anomalie) :

Pour consulter les anomalies, rendez-vous dans le volet « Crm nominatif (Anomalies) » (Dans notre cas, pas d’anomalie) :

Si des anomalies sont détectées, l’écran ci-dessous apparaîtra :

Il convient alors de cocher la case face au point d’exclamation signalant l’anomalie pour arriver sur l’onglet « Correction des anomalies », puis de corriger l’anomalie en suivant les indications :

L’intégration automatique des CRM Nominatifs est à présent terminée !

Changement de SIRET

Fiche Pratique – Employeur : Changement de SIRET

Vous souhaitez modifier l’adresse et le NIC d’un employeur. Reportez vous à cette procédure mais soyez particulièrement vigilants concernant l’impact de vos modifications sur vos DSN.

-> Retrouvez les recommandations concernant la vérification de validité d’un SIRET sur le portail Net-Entreprises.

► Marche à suivre

Rendez-vous sur le site de l’INSEE (http://avis-situation-sirene.insee.fr/) pour récupérer l’ancien code commune INSEE :

Sélectionnez le SIRET à visualiser :

Récupérez le code commune INSEE :

De retour dans Impact emploi, à partir de la Fiche Administrative Employeur ;
Cliquez sur l’un des champs ci-dessous pour accéder à la saisie du changement d’adresse et de NIC :

L’écran ci-dessous s’affiche : Sélectionnez le mois du changement et saisir le nouveau NIC ;
Après la vérification du nouveau SIRET, les autres champs se déverrouillent et vous pouvez saisir les nouvelles données ;
Enregistrez vos modifications :

Attention : si « Mois de changement » = Mars 2017, cela signifie que ce nouveau SIRET sera pris en compte à compter de la DSN de Mars 2017. Vous devez donc procéder au changement avant l’échéance DSN du mois concerné !

Les données sont reprises dans l’adresse et le NIC de l’employeur :

Le changement de SIRET est terminé. Vous pouvez visualiser le nouveau SIRET dans le contrat du salarié (le champ est verrouillé et non modifiable).

► Rappel point de vigilance DSN

Une modification de SIRET doit être faite avant l’échéance DSN du mois concerné par le changement de SIRET. Dans le cas contraire, vous aurez une anomalie DSN au niveau de l’Urssaf.

Exemple : Si « Mois de changement » = Mars 2017, cela signifie que ce nouveau SIRET sera pris en compte à compter de la DSN de Mars 2017. Vous devez donc procéder au changement avant l’échéance DSN du mois concerné.

Mise en place du télérèglement DGFIP pour le PAS / Mandat SEPA

Fiche Pratique PAS : Mise en place du télérèglement DGFIP / Mandat SEPA

Afin que le dispositif du Prélèvement A la Source (PAS) fonctionne, chaque association employeur a la responsabilité de mettre en place le télérèglement auprès de la DGFIP, à savoir :

► Déclarer les références BIC/IBAN du compte bancaire qui fera l’objet du prélèvement sur « impots.gouv.fr » via leur espace professionnel.

► Remplir duement un mandat SEPA autorisant la DGFIP à prélever sur le dit compte bancaire.

► Le dater et le signer.

► Le retourner à sa banque.

► Remettre une copie du mandat SEPA à son tiers de confiance pour mise à jour des données dans Impact emploi.

Attention : Les banques peuvent compter un délai de 15 jours pour enregistrer le mandat SEPA !

En tant que tiers de confiance, nous vous invitons donc à :

► Vous assurer que vos associations employeurs ont bien réalisé ces démarches pour garantir le bon fonctionnement du dispositif.

► Vérifier que le RIB du mandat que l’association vous a transmis pour copie soit le même que celui enregistré dans Impact emploi.

Astuce : Il vous est possible de créer un compte « Expert » sur l’espace professionnel DGFIP permettant de suivre les associations ayant mis en place le télérèglement, voire d’être mandaté par l’employeur pour effectuer cette démarche à leur place (Marche à suivre ICI).

Pour compléter cette procédure, retrouvez également la fiche focus DGFIP sur les téléprocédure et la gestion de vos comptes bancaires ICI.

Gestion de l’espace professionnel DGFIP

Fiche Pratique PAS : Gestion de l’espace professionnel DGFIP

Prérequis :

Avant de procéder à cette manipulation, vous devez obtenir l’accord de l’association que vous gérez.

Procédure :

Connectez-vous sur votre espace professionnel DGFIP : https://www.impots.gouv.fr/portail/professionnel
Cliquez sur « Gérer mes services » :

Cliquez sur « Adhérer aux services en ligne » :

Renseignez le SIREN de l’association souhaitée, puis validez :

Cochez « Personne mandatée », puis validez :

Cochez « Consulter le compte fiscal », puis validez :

(Si cette action est impossible, c’est que l’association a déjà crée son espace DGFIP)

Cliquez enfin sur « Confirmer et valider la demande d’adhésion » :

Pour compléter cette procédure, retrouvez la fiche focus DGFIP sur les téléprocédure et la gestion de vos comptes bancaires ICI.

Résolution des problèmes de connexion au serveur

Fiche Pratique – Paramétrage : Résolution des problèmes de connexion au serveur

► Procédure

En bas à droite de l’écran faire un clic droit sur la boule bleue avec un point rouge :

Sélectionner « Paramètres de connexion » :

Ajouter « :80 » au bout des deux premières adresses après Impact-emploi.urssaf.fr :

Cliquer sur « Enregistrer »
Réouvrir la boule bleue avec un clic droit puis cliquer sur « Relancer l’authentification auprès du serveur »:

La boule bleue doit réapparaître sans le point rouge, vous pouvez à présent relancer Impact emploi.

Lisez-moi V3.00.69

Vous trouverez ci-joint le lisez-moi de la version 3.00.69

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